Tips & Trik Agar Manajemen Risiko Berjalan Efektif

Risiko yang ada di proyek jika tidak dikelola dengan baik, maka proyek terancam gagal dalam pelaksanaannya. 

Sebaliknya bahwa risiko yang dikelola dengan baik akan mendatangkan keuntungan bagi proyek, baik keuntungan Materil maupun Non Materil.

Berikut ini tips & trik agar ManRisk berjalan efektif: 

a. ManRisk harus terintegrasi (menyatu) kedalam Proses Kerja Proyek sejak awal pelaksanaan pekerjaan

ManRisk itu merupakan suatu aktifitas pengendalian risiko yang harus terintegrasi dengan proses kerja proyek sejak awal. Jika proyek kita adalah EPC, maka ManRisk harus ada dalam kegiatan Engineering, Procurement, dan Construction secara overall. Sehingga, dampak risiko yang muncul dalam proses-proses kerja tersebut dapat di-mitigasi secara cepat & tepat.

b. Lakukan identifikasi risiko sejak awal

Hal pertama yang harus dilakukan Tim Proyek dalam implementasi ManRisk adalah mengidentifikasi risiko di setiap Fungsi Kerja (section) dengan melibatkan semua anggota tim. Risiko yang diidentifikasi haruslah risiko yang memiliki "ancaman potensial" terhadap keuntungan proyek. Jangan sampai risiko  itu menggerus margin keuntungan proyek. 


Teknik yang dapat digunakan dalam identifikasi risiko antara lain:

• Brainstorming & interview dengan semua PIC di Fungsi Kerja yang ada di proyek.
• Gunakan dokumen-dokumen sebelumnya dari proyek sejenis yang disesuaikan dengan kondisi proyek saat ini. 

c. Bersahabatlah dengan risiko, sampaikan risiko yang ada, dan pahamilah bahwa tidak semua risiko itu berdampak negatif bagi pelaksanaan proyek

Ketika risiko mulai terjadi & diketahui oleh PIC di suatu Fungsi Kerja, kadang-kadang risiko itu tidak disampaikan kepada Manajer Proyek. Padahal "keterbukaan komunikasi" dalam pelaksanaan pekerjaan di proyek sangat diperlukan demi menciptakan suasana kerja yang saling mendukung. 


Apapun bentuk risiko itu sejak awal harus disampaikan & dikomunikasikan kepada MP. Penanganan risiko sejak awal akan jauh lebih baik. Sehingga tim proyek harus mampu mengindentifikasi risiko & memitigasi secara kontinyu, dengan cara dibahas dalam Rapat Kerja Proyek secara sistematis & berkala.

Menjadi sangat penting diingat bahwa risiko tidak semuanya berdampak negatif bagi proyek. Misalnya, secara kontraktual terdapat risiko yang tidak bisa dikendalikan seperti "faktor cuaca & Act of God", maka risiko ini bisa menjadi keuntungan bagi proyek dalam mendapatkan Addendum Perpanjangan Waktu (extention of time). 

Selain itu, kelangkaan bahan baku atau material yang merupakan item pekerjaan kurang juga dapat menjadi peluang untuk memperbaiki "performance biaya proyek" jika dikelola dengan baik.

d.  Pastikan bahwa semua Risiko telah di-share ke pihak yang tepat

Prinsip dasar dalam mengelola risiko adalah bahwa semua risiko itu telah didistribusikan kepada pihak lain secara tepat. Risiko itu tidak boleh diatasi  sendiri oleh Tim Proyek. 

Ingatlah bahwa risiko juga bisa di share kepada pihak lain. Meskipun demikian, jenis risiko yang akan di-share harus dianalisa terlebih dahulu perihal "tanggung jawab penanganannya", dimana pihak proyek tetap terlibat dalam mengelola risiko tersebut. 

Misalnya, risiko kenaikan harga material & bahan baku yang seringkali dialihkan kepada supplier. Jika risiko ini tidak dianalisa terlebih dahulu justru akan menjadi boomerang (bom waktu) bagi tim proyek. Sebab apabila kenaikan harga benar-benar terjadi, biasanya supplier akan mundur, atau mengganti jenis material dengan spek yang lebih rendah atau tetap meminta kenaikan harga. 

Ketika ini sudah terjadi, maka tidak hanya dampak biaya yang akan diderita, tapi juga keterlambatan waktu dan kualitas mutu bahan yang rendah.

Sehingga hal terbaik yang dapat dilakukan adalah menerapkan sistem "kontrak payung" untuk pembelian beberapa material & bahan baku. Selain itu, tim proyek juga dapat "mengkoordinasi kinerja" antara Engineering & Procurement dalam menghasilkan List Material (BoQ) yang fixed.